Das Leibniz-Institut für Kristallzüchtung (IKZ) in Berlin-Adlershof ist eine führende Forschungseinrichtung für Wissenschaft & Technik sowie Service & Transfer im Bereich kristalliner Materialien. Durch moderne elektronische und photonische Technologien ermöglichen wir es, Lösungen für gesellschaftliche Herausforderungen wie künstliche Intelligenz, erneuerbare Energien und Gesundheit zu schaffen. Unsere Tätigkeiten reichen von Grundlagenforschung über angewandte Forschung bis hin zu vorindustrieller Entwicklung. Wir kooperieren dazu mit nationalen und internationalen Partnern aus Wissenschaft und Industrie. Das Institut ist Teil des Forschungsverbundes Berlin e.V. https://www.fv-berlin.de/ und gehört der Leibniz-Gemeinschaft https://www.leibniz-gemeinschaft.de/ an. Weiterführende Informationen bietet unsere Website unter https://www.ikz-berlin.de/.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt INTERN eine

Verwaltungsassistenz (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

Verkauf von Kristallen und Dienstleistungen: Angebotserstellung nebst Kalkulation, Annahme Bestellungen, Auftragsbestätigung, Abstimmung mit IKZ Mitarbeitenden und Kunden, Unterstützung Kundenakquise
Kristallversand im In- und Ausland: Vorbereitung von Lieferscheinen, Proforma-Rechnungen, Zoll/Ausfuhr, Dokumentation Exportkontrolle, Transportlogistik, Sendungsverfolgung
Pflege von Daten und Terminen im Rahmen des Kristallverkaufs
Interne Abstimmung zur Erstellung von Ausgangsrechnungen
Prozessoptimierungen zur weiteren Professionalisierung des Kristallverkaufs
Administrative Unterstützung bei Veranstaltungen, z. B. Betreuung Catering und Gäste
Raumplanung: Datenpflege, Einrichtung von Zugangsberechtigungen
Terminkoordination mit externen Dienstleistern, z. B. Gebäudereinigung, Betriebsarzt
Organisation Ersthelfer: Datenpflege einschließlich Erinnerung zu Auffrischungskursen
Durchführung und Weiterentwicklung von Onboarding-Prozessen (Willkommenskultur)
Vertretung im Empfangsbereich

Ihr Ideal-Profil:

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Erfahrungen in einer vergleichbaren Position
Sehr gute Kenntnisse MS Office
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbständigkeit und Sorgfalt

Wir bieten:

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
Selbstständiges Arbeiten in einem kleinen, motivierten Team
Eine Vollzeitanstellung (39 Wochenstunden) mit der Option auf Teilzeit
Attraktive Regelungen zur Gleitzeit und zum mobilen Arbeiten
Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) einschließlich der üblichen Sozialleistungen (30 Urlaubstage zzgl. 24. und 31. Dezember bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersvorsorge) und Zuschuss zum Firmenticket
Persönliche Weiterentwicklung durch Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebote

Für alle Bewerbungen besteht Chancengleichheit. Wir sind bestrebt, den Frauenanteil zu erhöhen, daher sind Bewerbungen qualifizierter Interessentinnen besonders willkommen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und gleichgestellten Personen im Sinne des SGB IX werden bei gleicher Eignung bzw. Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Das IKZ unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist durch das Audit „Beruf und Familie“ als familienfreundlich zertifiziert.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Dr. Janet Zapke (janet.zapke@ikz-berlin.de, Tel.: 030 6392 3110).

Klingt das für Sie interessant?
Dann bewerben Sie sich bis 21. Juni 2024 direkt über den untenstehenden Button „Online Bewerben“ mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und allen relevanten Zeugnissen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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